1. De indsamlede personoplysninger
Virksomheden indsamler kontaktinformationer som led i sin forretning: Hvis en person sender en mail til virksomheden med eksempelvis et spørgsmål eller en forespørgsel om et tilbud, oprettes en sag i form af en folder i IT-systemet, hvor mailen arkiveres. Eventuelle efterfølgende mails og andre dokumenter gem- mes i samme folder.
Virksomheden gemmer (”behandler”) i den forbindelse følgende typer af oplysninger:
- Som minimum de kontaktoplysninger, der fremgår af personens mail til virksomheden, dvs. af- senders navn og
- Herudover oplysninger, der fremgår af en eventuel autosignatur, typisk postadresse, telefonnum- mer, mobiltelefonnummer o.
- Hvis der skal udstedes faktura i forbindelse med en opgave, indhentes der oplysning om virksom- hedens postadresse, hvis den ikke allerede fremgår af en eventuel
Der rekvireres ikke andre oplysninger fra personen.
Disse oplysninger gemmes i den form, de modtages. De overføres ikke til et kontaktregister.
2. Behandling af personoplysninger
Personoplysninger registreres med det formål at kunne besvare forespørgsler, løse aftalte opgaver og fakturere kunden.
Desuden anvendes kontaktoplysningerne i beskedent omfang til at vende tilbage, når der sker væsentlige ændringer eksempelvis i lovgivning, som vurderes at have betydning for den opgave, der er blevet løst. Dette sker altid efter individuel vurdering.
Herudover gemmes sagerne som en videnbase for virksomheden.
Oplysningerne bliver ikke på noget tidspunkt overdraget, solgt eller gjort tilgængelige for tredjemand bort set fra, at virksomheden anvender en cloudbaseret backup-løsning, hvilket indebærer, at de indsam- lede data opbevares (”behandles”) af leverandøren af denne service. Som leverandør er valgt den norske virksomhed Jotta AS (Øvre Slottsgate 5, NO-0157 Oslo, Norge).
3. Adgang til personoplysninger
Det er alene Torben Rahbek, der har adgang til personoplysninger.
4. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Sager inklusive de tilknyttede personoplysninger slettes, når de er blevet unødvendige.
Hvis der udstedes en faktura på en opgave, opbevarer virksomheden kontaktoplysningerne i minimum 5 år efter kalenderåret for den udførte opgave af hensyn til bestemmelser i regnskabslovgivningen.
5. Rettigheder efter persondataforordningen
De registrerede har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af
- Retten til indsigt i egne
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af
- Retten til at få data udleveret i et almindeligt anvendt
- Retten til indsigelse
De registrerede kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod virksomhedens be- handling af personoplysninger, ved at henvende sig til Torben Rahbek.
De registrerede kan altid klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Persondatapolitik